Задумывались ли Вы, сколько ваша организация тратит денег на бумагу? Письма, приказы, распоряжения, договоры, счета, накладные, акты… В среднем, офисный сотрудник использует около 10 000 листов бумаги в год[1]. Добавьте сюда еще затраты на хранение документов, расходных материалов на копировальную технику и ее обслуживание. А сколько гектаров леса ежегодно вырубается для производства бумаги… Идея отказа от бумажного документооборота в торговой деятельности обсуждается очень давно. Но только совсем недавно переход на электронный документооборот (ЭДО) стал возможным в полной мере[2].

Сегодня ifactoring разбирается, что такое ЭДО, какие сложности могут возникнуть во время перехода от бумажного к электронному документообороту и насколько правомерным является такой переход.

Кому и зачем
Забота об окружающей среде - это осознанный подход к ведению бизнеса, однако, не это должно быть основной причиной перехода на ЭДО. Главный мотив любых инноваций – это повышение эффективности работы предприятия. Очевидно, что при переходе на безбумажный документооборот в первую очередь растет производительность труда персонала, вовлеченного в обмен информацией с контрагентами и обработку документов, содержащих эту информацию. Использование электронного документооборота позволяет снизить временные затраты на обработку документов, уменьшить количество ошибок, а даже если они допускаются, то контролировать и исправлять их получается гораздо проще, быстрее и главное с минимальным ущербом. Причем, как отмечают специалисты, эффект от внедрения ЭДО можно получить без полной автоматизации процессов.
Еще один важный для любой организации вопрос– снижение налоговых рисков. По данным исследования, проведенного компанией EY, одним из самых популярных поводов для начисления дополнительных налоговых обязательств по результатам проверок налоговых органов является недостаточное экономическое обоснование расходов и их подтверждение первичными документами. Электронные документы не потеряются, доходят моментально и оформлены надлежащим образом (в том случае, если ненадлежащим - время на исправление ошибки занимает не более 1 часа), поэтому использование электронных документов по торговым операциям помогает снизить объем претензий от налоговой.

И конечно же электронный документооборот – способ снижения затрат.
Помимо расходов на закупку бумаги, расходных материалов для копировальной техники, на доставку/пересылку, значимую долю составляют затраты на хранение документов. По законодательству некоторые документы, в т.ч. счет-фактуру нужно хранить 5 лет. Кроме того, есть еще внутренние требовании к хранению документов. По данным Metro Cash&Carry для хранения их бумажного архива необходим склад площадью 5 000 кв.м.

Стоп-фактор
Несмотря на то, что переход к безбумажному документообороту способен значительно повысить эффективность компании, внедрению систем ЭДО сопутствуют различные трудности.
Не все руководители согласны с этим:
Камнем преткновения может стать интеграция с учетной системой, используемой на предприятии (1С, SAP, AXAPTA, Oracle, Microsoft Dynamics AX/NAV и пр.). Однако проблемы с программным обеспечением могут возникнуть только в том случае, если была существенно изменена конфигурация, программное обеспечение – самостоятельная разработка предприятия или уникальная программа, разработанная специально для него. Производители наиболее популярных учетных систем давно и плодотворно сотрудничают с операторами ЭДО. Это тесное взаимодействие позволило последним разработать готовые «коробочные» решения для различных систем. Если эти решения не подходят - не беда, операторы смогут интегрировать ЭДО в любом случае, но это потребует несколько больших затрат (в т.ч. и временных).

К сожалению, не все компании разделяют оптимизм разработчиков:
Именно в интеграции с учетной системой Лариса Конопкина видит сложность в быстром распространении электронного документооборота в нашей стране:
Но и это еще не все.
По порядку
Итак, если вы определились, что вам нужен электронный документооборот, обозначили цели и задачи, осталось этот самый документооборот внедрить и обучить сотрудников.

Порядок внедрения ЭДО достаточно прост:
Выбор оператора, заключение договора --> Интеграция ЭДО с учетной системой --> Подключение контрагентов и начало работы.

Тут возникает еще один вопрос – как выбрать поставщика услуг Посмотреть портфолио, список клиентов,почитать отзывы – это обязательно.
Обучать или не обучать сотрудников – это выбор каждого руководителя. Некоторые операторы заявляют, что при внедрении их системы не требуется проводить дополнительные обучение. Однако, даже если система не требует специальных навыков, не следует отказываться от обучения. Мы уже говорили ранее, что сотрудники часто негативно воспринимают внедрение новшеств, к которым безусловно относится ЭДО. Так вот, именно последовательное обучение поможет не только научить пользоваться новым функционалом, но и будет способствовать преодолению страха работы в системе, и постепенно люди подготовятся к тому, что в скором времени придется работать по-новому. И кстати, готовность оператора ЭДО проводить обучения в процессе и после внедрения системы – это еще один из критериев выбора в пользу данного оператора.

Все легитимно
Основные законодательные акты, позволяющие без ограничений и без каких-либо последствий заменить бумажные документы на электронные, появились лишь в прошлом году. Тем не менее первый федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» был издан еще в 2002 году. А первое решение арбитражного суда по делу с электронным документооборотом было вынесено в 2009 году[5].

Тем не менее, до сих пор для многих компаний именно вопрос, связанный с решением судов является одним из препятствий для полного отказа от использования бумажных документов в своей деятельности. Однако, Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью[6], к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ). Так, согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы.

Юридическую силу электронному документу придают подтвержденные полномочия его создателя, подлинность, а также обязательные реквизиты. И тут все достаточно просто:
· Полномочия создателя подтверждается должностными инструкциями, приказами и другими правоустанавливающими документами компании.
· Обязательные реквизиты электронного документа законодательно закреплены целым рядом нормативно-правовых актов.
· Подлинность и неизменность ЭД обеспечивается при помощи ЭЦП. Хотя ЭЦП является полным электронным аналогом обычной подписи, реализуется она с помощью математических преобразований над содержимым документа. Специальные криптографические алгоритмы, используемые для создания и проверки ЭЦП, гарантируют невозможность ее подделки, поэтому ЭЦП гарантирует неопровержимость авторства.

Арбитражная практика постоянно пополняется, правда, пока чаще это решения по искам ИФНС. Первое решение появилось еще в 2009 году и касалось оно доначисления налогов и привлечения к налоговой ответственности. Однако, есть и практика взыскания задолженности по поставкам товара. ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за отгруженный ему товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом. Суд установил, что документы были составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным на то лицом ответчика.

ЭЦП подделать невозможно, поскольку для ее создания используются сложные алгоритмы. Однако, как проверить, что данная ЭЦП принадлежит именно вашему контрагенту? В первую очередь необходимо запросить сертификат ЭЦП - он подтверждает принадлежность ЭЦП подписанту. Затем можно проверить действительность самого сертификата, обратившись в реестр выдавшей его организации. Если после этих проверок у вас еще остались сомнения относительно действительности ЭЦП и/или сертификата или же у вас есть подозрения, что документ был изменен в ходе пересылки, необходимо использовать экспертизу с использованием хэш-функций[7].

По данным исследования компании DOCFLOW[8] к концу 2013 году 64% организаций в России находились на той или иной стадии перехода к безбумажному документообороту. Правда, в основном речь идет о внутреннем документообороте компании. Торговую деятельность с помощью ЭДО ведут не так много организаций. С известной долей уверенности можно сказать, что тут основной движущей силой являются торговые сети. Именно они активно внедряют ЭДО и подключают своих поставщиков - зайдите на сайт таких игроков как METRO или «Магнит», и вы увидите не только преимущества перехода на ЭДО, но и подробную инструкцию как это сделать[9].



[1] Источник: www.docflow.ru

[2] В 2013 году были приняты изменения в ряде законодательных актов, позволяющих заменить бумажные документы на электронные: ФЗ от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (определяет юридическую значимость первичных учетных документов в электронном виде, заверенных электронной подписью), ФЗ от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» (определяет юридическую значимость электронных документов), Приказ № ММВ-7-6/138@ от 5.03.2012 ФНС РФ (определяет форматы электронных счетов-фактур, книг и журналов, Приказ № ММВ-7-6/172@от 21.03.2012 ФНС РФ (определяет форматы электронных актов и накладных ТОРГ-12)

[3] Сейчас есть возможность у Покупателя отправлять через СЭД сообщение о приемке (RECADV - Receiving Advice) после фактической приемке товара в месте доставки. На основании этого сообщения автоматически исправляются все товаросопроводительные документы в системе.

[4] Компания СКБ Контур – один из крупнейших разработчиков программного обеспечения в России www.kontur.ru

[5] Определение Высшего арбитражного суда Российской федерации от 13.02.2009 № ВАС-16068/08. В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ.

[6] Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи. Предназначена для идентификации лица, подписавшего электронный документ, и является полноценной заменой (аналогом) собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом


[7] Хеш-функция – это математический инструмент, основанный на преобразовании массивов данных по предписанной схеме, согласно которой формируются битовые строки заданной длины. Сам процесс называют хеширование. Результатом хеширования (выполнения хеш-функции) является хеш документа – шифрованное описание детального содержания документа. При заверении документа электронно-цифровой подписью зачастую подписывается не сам документ, а его хеш. Это связано с тем, что хеш документа имеет незначительную длину и сразу весь может быть заверен однократным применением электронно-цифровой подписи. Хеш документа создается как при шифровании, так и в процессе дешифровки. Хеш документа является его реквизитом, неотъемлемой частью, однако невидим в самом тексте. При выполнении дешифровки результаты хеш-функций сверяются. Различия могут свидетельствовать о том, что целостность документа была нарушена (Источник: www.sudexpa.ru)/

[8] Источник: www.docflow.ru

[9] Сеть магазинов METRO: http://www.metro-cc.ru/public/suppliers/flow_document; сеть магазинов «Магнит»: http://magnit-info.ru/partners/edi/