Не идущий вперед, идет назад04.06.2014 Задумывались ли Вы, сколько ваша организация тратит денег на бумагу? Письма, приказы, распоряжения, договоры, счета, накладные, акты… В среднем, офисный сотрудник использует около 10 000 листов бумаги в год[1]. Добавьте сюда еще затраты на хранение документов, расходных материалов на копировальную технику и ее обслуживание. А сколько гектаров леса ежегодно вырубается для производства бумаги… Идея отказа от бумажного документооборота в торговой деятельности обсуждается очень давно. Но только совсем недавно переход на электронный документооборот (ЭДО) стал возможным в полной мере[2].
Сегодня ifactoring разбирается, что такое ЭДО, какие сложности могут возникнуть во время перехода от бумажного к электронному документообороту и насколько правомерным является такой переход. Кому и зачем Забота об окружающей среде - это осознанный подход к ведению бизнеса, однако, не это должно быть основной причиной перехода на ЭДО. Главный мотив любых инноваций – это повышение эффективности работы предприятия. Очевидно, что при переходе на безбумажный документооборот в первую очередь растет производительность труда персонала, вовлеченного в обмен информацией с контрагентами и обработку документов, содержащих эту информацию. Использование электронного документооборота позволяет снизить временные затраты на обработку документов, уменьшить количество ошибок, а даже если они допускаются, то контролировать и исправлять их получается гораздо проще, быстрее и главное с минимальным ущербом. Причем, как отмечают специалисты, эффект от внедрения ЭДО можно получить без полной автоматизации процессов.
И конечно же электронный документооборот – способ снижения затрат.
Стоп-фактор Несмотря на то, что переход к безбумажному документообороту способен значительно повысить эффективность компании, внедрению систем ЭДО сопутствуют различные трудности.
К сожалению, не все компании разделяют оптимизм разработчиков:
Итак, если вы определились, что вам нужен электронный документооборот, обозначили цели и задачи, осталось этот самый документооборот внедрить и обучить сотрудников. Порядок внедрения ЭДО достаточно прост: Выбор оператора, заключение договора --> Интеграция ЭДО с учетной системой --> Подключение контрагентов и начало работы. Тут возникает еще один вопрос – как выбрать поставщика услуг Посмотреть портфолио, список клиентов, почитать отзывы – это обязательно.
Все легитимно Основные законодательные акты, позволяющие без ограничений и без каких-либо последствий заменить бумажные документы на электронные, появились лишь в прошлом году. Тем не менее первый федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» был издан еще в 2002 году. А первое решение арбитражного суда по делу с электронным документооборотом было вынесено в 2009 году[5]. Тем не менее, до сих пор для многих компаний именно вопрос, связанный с решением судов является одним из препятствий для полного отказа от использования бумажных документов в своей деятельности. Однако, Арбитражный процессуальный кодекс приравнивает документы, полученные посредством электронной связи, подписанные электронной цифровой подписью[6], к письменным доказательствам (ст. 75 Арбитражного процессуального кодекса РФ от 24.07.2002 № 95-ФЗ). Так, согласно п. 4 ст. 75 суды принимают электронные документы в случае соблюдения условий придания им юридической силы. Юридическую силу электронному документу придают подтвержденные полномочия его создателя, подлинность, а также обязательные реквизиты. И тут все достаточно просто: · Полномочия создателя подтверждается должностными инструкциями, приказами и другими правоустанавливающими документами компании. · Обязательные реквизиты электронного документа законодательно закреплены целым рядом нормативно-правовых актов. · Подлинность и неизменность ЭД обеспечивается при помощи ЭЦП. Хотя ЭЦП является полным электронным аналогом обычной подписи, реализуется она с помощью математических преобразований над содержимым документа. Специальные криптографические алгоритмы, используемые для создания и проверки ЭЦП, гарантируют невозможность ее подделки, поэтому ЭЦП гарантирует неопровержимость авторства. Арбитражная практика постоянно пополняется, правда, пока чаще это решения по искам ИФНС. Первое решение появилось еще в 2009 году и касалось оно доначисления налогов и привлечения к налоговой ответственности. Однако, есть и практика взыскания задолженности по поставкам товара. ФАС Волго-вятского округа признал юридическую силу электронного документа, подписанного ЭЦП. В деле истец требовал взыскать задолженность с ответчика за отгруженный ему товар. Ответчик не хотел признавать электронные документы, подписанные ЭЦП, утверждал, что они были подписаны неуполномоченным лицом. Суд установил, что документы были составлены в соответствии с требованиями, между сторонами было заключено дополнительное соглашение к договору, в котором стороны предусмотрели применение электронного документооборота с использованием ЭЦП при составлении первичной учетной документации. Так же в суде был представлен сертификат ЭЦП подписанта. Таким образом, суд пришел к выводу о подписании первичных документов надлежащим образом, уполномоченным на то лицом ответчика. ЭЦП подделать невозможно, поскольку для ее создания используются сложные алгоритмы. Однако, как проверить, что данная ЭЦП принадлежит именно вашему контрагенту? В первую очередь необходимо запросить сертификат ЭЦП - он подтверждает принадлежность ЭЦП подписанту. Затем можно проверить действительность самого сертификата, обратившись в реестр выдавшей его организации. Если после этих проверок у вас еще остались сомнения относительно действительности ЭЦП и/или сертификата или же у вас есть подозрения, что документ был изменен в ходе пересылки, необходимо использовать экспертизу с использованием хэш-функций[7]. По данным исследования компании DOCFLOW[8] к концу 2013 году 64% организаций в России находились на той или иной стадии перехода к безбумажному документообороту. Правда, в основном речь идет о внутреннем документообороте компании. Торговую деятельность с помощью ЭДО ведут не так много организаций. С известной долей уверенности можно сказать, что тут основной движущей силой являются торговые сети. Именно они активно внедряют ЭДО и подключают своих поставщиков - зайдите на сайт таких игроков как METRO или «Магнит», и вы увидите не только преимущества перехода на ЭДО, но и подробную инструкцию как это сделать[9]. [1] Источник: www.docflow.ru [2] В 2013 году были приняты изменения в ряде законодательных актов, позволяющих заменить бумажные документы на электронные: ФЗ от 06.12.2011г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (определяет юридическую значимость первичных учетных документов в электронном виде, заверенных электронной подписью), ФЗ от 06.04.2011г. №63-ФЗ «Об электронной подписи» (определяет юридическую значимость электронных документов), Приказ № ММВ-7-6/138@ от 5.03.2012 ФНС РФ (определяет форматы электронных счетов-фактур, книг и журналов, Приказ № ММВ-7-6/172@от 21.03.2012 ФНС РФ (определяет форматы электронных актов и накладных ТОРГ-12) [3] Сейчас есть возможность у Покупателя отправлять через СЭД сообщение о приемке (RECADV - Receiving Advice) после фактической приемке товара в месте доставки. На основании этого сообщения автоматически исправляются все товаросопроводительные документы в системе. [4] Компания СКБ Контур – один из крупнейших разработчиков программного обеспечения в России www.kontur.ru [5] Определение Высшего арбитражного суда Российской федерации от 13.02.2009 № ВАС-16068/08. В передаче дела по заявлению о признании незаконным акта налогового органа в части доначисления налогов, начисления пени, привлечении к налоговой ответственности по п. 1 ст. 122 НК РФ для пересмотра в порядке надзора судебных актов отказано, поскольку представленные в дело доказательства подтверждают наличие хозяйственных операций между заявителем и ООО, проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не говорит о нарушении обществом ст. 169 НК РФ. [6] Электронно-цифровая подпись (ЭЦП) - реквизит электронного документа, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа подписи и позволяющий установить отсутствие искажения информации в электронном документе с момента формирования подписи и проверить принадлежность подписи владельцу сертификата ключа подписи. Предназначена для идентификации лица, подписавшего электронный документ, и является полноценной заменой (аналогом) собственноручной подписи в случаях, предусмотренных законом [7] Хеш-функция – это математический инструмент, основанный на преобразовании массивов данных по предписанной схеме, согласно которой формируются битовые строки заданной длины. Сам процесс называют хеширование. Результатом хеширования (выполнения хеш-функции) является хеш документа – шифрованное описание детального содержания документа. При заверении документа электронно-цифровой подписью зачастую подписывается не сам документ, а его хеш. Это связано с тем, что хеш документа имеет незначительную длину и сразу весь может быть заверен однократным применением электронно-цифровой подписи. Хеш документа создается как при шифровании, так и в процессе дешифровки. Хеш документа является его реквизитом, неотъемлемой частью, однако невидим в самом тексте. При выполнении дешифровки результаты хеш-функций сверяются. Различия могут свидетельствовать о том, что целостность документа была нарушена (Источник: www.sudexpa.ru)/ [8] Источник: www.docflow.ru [9] Сеть магазинов METRO: http://www.metro-cc.ru/public/suppliers/flow_document; сеть магазинов «Магнит»: http://magnit-info.ru/partners/edi/
|
Подписаться
Подпишитесь, чтобы быть в курсе обновлений!
Популярное
п»ї
|